Als je een effectieve PowerPoint wilt maken dan is de eerste stap je te realiseren dat Powerpoint niet het belangrijkste onderdeel van je presentatie is. Sterker nog, als je het gebruik van PowerPoint (of andere presentatiesoftware) kan voorkomen, doe dat dan. Een goed verhaal blijft beter hangen dan 100 slides.
Een goed verhaal blijft beter hangen dan 100 slides
Er is geen hoeveelheid PowerPoint die een slecht verhaal kan redden. Toch ontkom je er soms niet aan om PowerPoint te gebruiken. Bijvoorbeeld omdat er een standaard format is binnen je bedrijf waar je je aan moet houden. Hoe zorg je er dan voor dat de slides je verhaal ondersteunen en versterken? Met de richtlijnen die ik hier beschrijf heb ook jij de volgende keer een effectieve PowerPoint presentatie.
Waarom je PowerPoint moet vermijden
Je zou de eerste zijn die bij het maken van zijn presentatie nog nooit is verdwaald in PowerPoint. Eerst een half uur besteden aan een prachtige titelslide, vervolgens online afbeeldingen bij elkaar zoeken, het hele verhaal woord voor woord uittypen op de slides en een paar uur lang gave animaties toevoegen. Uiteindelijk kan dit er nog best oké uitzien, maar een strakke verhaallijn levert het niet op. Zo wordt in plaats van het verhaal de PowerPoint leidend.
Als je de slides kan opsturen en het verhaal is meteen duidelijk, ga er dan zelf niet naast staan om het te ‘presenteren’. Stuur de informatie op en laat iedereen het in zijn eigen tijd doornemen.
De belangrijkste reden om PowerPoint te vermijden is dat het je afleidt van het vertellen van een goed verhaal. Besteed minimaal 80% van je tijd aan je verhaal en maximaal 20% aan de slides.
Waarom je aandacht moet besteden aan de slides
Als het verhaal het belangrijkste is, waarom zou ik dan überhaupt tijd besteden aan het maken van een strakke presentatie met gelikte slides? Het gaat toch om het verhaal?
Eerste indrukken zijn bepalend. Wanneer je slides vol taal- en spelfouten staan of de afbeeldingen onscherp en incoherent zijn, dan zal je publiek eerder twijfelen aan de inhoud van je boodschap. Dit staat bekend als het halo effect.
Deze theorie stelt dat onze algemene indruk van een ander bepalend is voor hoe we denken over het karakter van die persoon. Op basis van één positieve observatie (“wat is ze aardig”) vormen we een beeld over het gehele karakter van diegene (“ze zal ook wel slim zijn”). Wanneer je dit toepast op je presentatie dan houdt dit in dat anderen je strakke slides zien en vervolgens aannemen dat je de inhoud goed begrijpt.
Daarbij heb je zelf vast vaker dan je lief is een presentatie aangehoord met overvolle slides en een onduidelijke boodschap. Als toehoorder haak je dan al snel af, met als gevolg dat het gepresenteerde verhaal niet goed over de bühne komt.
The brain doesn’t pay attention to boring things
John Medina
Waar je op moet letten voor een effectieve PowerPoint presentatie
Heb je goed nagedacht hoe je PowerPoint kan vermijden en zie je daarvoor geen mogelijkheid? Heb je de alternatieven eerlijk overwogen? Vooruit, je mag aan de slag met PowerPoint, maar niet voordat je de verhaallijn voor je presentatie op papier hebt gezet. Een concept in je hoofd is dus niet voldoende.
Maak gebruik van The Pyramid Principle om een supersterke verhaallijn op te stellen. Zodra de verhaallijn staat, dan kan je aan de slag met de slides zelf. Let op dat je geen verhaallijn kan opstellen zonder dat je helder hebt wie je publiek is. Bij de verhaallijn hoort ook een storyboard.
Designing a presentationwithout an audience in mind is like writing a love letter and addressing it ’to whom it may concern‘
Ken Haemer
Neem de tijd
Als ik met PowerPoint begin voordat mijn storyboard af is, dan komt dat meestal doordat ik vastloop in mijn verhaallijn. Om toch ergens mee aan de slag te gaan stort ik mij vervolgens op de slides. Zoals ik al beschreef is dat niet effectief, omdat ik me vervolgens verlies in onnodige details.
Dit is te voorkomen door op tijd te beginnen. Als je weet dat je een presentatie moet geven, begin dan alvast met de eerste ideeën kort op papier te zetten. Wanneer je vastloopt leg je je opzet aan de kant. Doordat je deze start hebt gemaakt, kan vervolgens je onderbewuste voor je aan het werk. Zonder er bij stil te staan blijf je onbewust nadenken over je verhaallijn en de oplossing komt vervolgens vaak vanzelf in je op. Dit zijn de welbekende ideeën onder de douche of op het toilet.
Hanteer één stijl
Je gaat met je publiek een reis door je verhaal – en dus door je slides – maken. Voor de toehoorders geeft het rust als er punten van herkenning zijn. Een manier om deze rust uit te stralen is door een eenduidige stijl te hanteren. Dit betekent dat je op alle slides hetzelfde lettertype gebruikt, maar ook eenzelfde stijl van iconen en afbeeldingen helpt hierbij.
Let er bij alle openbaar beschikbare content op dat daar geen copyright op rust. De bronnen die ik hieronder benoem zijn rechtenvrij.
Iconen
Wanneer je iconen wilt toevoegen, gebruik dan waar mogelijk de ingebouwde functionaliteit van PowerPoint zelf. Onder Insert > Icons is een enorme set met standaardiconen te vinden. Het voordeel van het gebruik van deze standaard functionaliteit is dat je de kleur van de iconen gemakkelijk kan aanpassen, het hele icoon eenvoudig vervangt en de stijl voor alle iconen gelijk is. Met stijl bedoel ik bijvoorbeeld de lijndikte die voor het icoon wordt gebruikt.
Wanneer de standaard iconenset niet voldoet, dan is The Noun Project een goede open source bron voor iconen. Tik simpelweg de term in van het icoon waarnaar je op zoek bent en je krijgt een scala aan iconen die je gratis kan downloaden. Zelf gebruik ik deze site ook voor inspiratie, om een beeld te creëren bij een bepaalde term. Als ik het bijvoorbeeld heb over een platform, dan is dat een generieke term die lastig te visualiseren is. Door de term bij The Noun Project in te voeren kom ik meestal via een aantal associaties bij een geschikt icoon terecht.
Afbeeldingen
Bij afbeeldingen kan de stijl nog veel meer uiteenlopen dan bij iconen. Iconen zijn meestal opgebouwd uit lijnen en vormen in eenzelfde kleur, waardoor verschillen minder opvallen. Afbeeldingen heb je letterlijk in alle soorten en maten, dus hierbij kan het je meer moeite kosten de juiste visualisatie te vinden die de boodschap van je slide ondersteunt.
The Noun Project, die ik hierboven voor de iconen benoemde, heeft ook een database met afbeeldingen. Met de gratis variant doe je wel concessies op de kwaliteit van de afbeelding, maar voor een presentatie zal dit over het algemeen geen probleem zijn. Daarnaast gebruik ik zelf vaak Unsplash, waar foto’s in zeer hoge resolutie te vinden zijn. Hierbij kan je ook kiezen voor de gewenste oriëntatie van de afbeelding (portrait of landscape).
Pas de 5/5/5-regel toe
Een veel gemaakte fout is dat er veel te veel informatie op de slides gepropt wordt. Om dit te voorkomen kan je de 5/5/5 regel toepassen. Deze regel stelt dat je maximaal 5 woorden per regel gebruikt en maximaal 5 regels per slide. Gebruik daarbij maximaal 5 tekst intensieve slides achter elkaar.
Persoonlijk vind ik deze hoeveelheid tekst op een slide nog steeds veel te veel. Toch wil ik de regel hier benoemen, omdat er veel presentaties zijn die met het toepassen van deze regel al enorm vooruitgaan.
Gebruik een Z-patroon
Stel je slides zo samen dat de tekst en afbeeldingen in een logische volgorde worden doorlopen. In de westerse wereld lezen we van links naar rechts en vervolgens van boven naar beneden. Bouw je slide dus op als Z-patroon. Begin linksboven met het eerste item en ga dan door naar de rechterkant van de slide. Vervolgens ga je links onderaan de slide verder en je eindigt rechts onderaan de slide.
Kill your darlings
Je hebt veel tijd in een slide gestoken, maar je komt er later achter dat deze slide je verhaal niet ondersteunt. Wat doe je dan?
Je weet dat je de slide niet nodig hebt, dus haal hem dan weg. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan, omdat je er veel tijd en energie in gestoken hebt. Verplaats de slide ook niet naar de bijlagen als het niet nodig is. Bijlagen zijn bedoeld voor verdere detaillering van je boodschap die je niet in de verhaallijn wilt benoemen. Als je boodschap belangrijk voor je is, dan zal je dit verlies moeten nemen. Hou je doel – een effectieve PowerPoint presentatie – altijd voor ogen.
De geïnvesteerde tijd krijg je niet meer terug, dus zie het als leergeld dat je betaalt voor het maken van presentaties. Zo’n fout ga je niet nogmaals maken! Het is een typisch voorbeeld van sunk cost.
Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden
Beter nog dan de 5/5/5 regel is om weinig tot geen tekst te gebruiken. Wij mensen zijn namelijk zeer visueel ingesteld. Een goede afbeelding blijft veel beter hangen dan een paar woorden of zinnen die hetzelfde beeld proberen te beschrijven.
Zelf heb ik dit recent toegepast bij de onboarding voor nieuwe medewerkers. Wanneer nieuwe collega’s starten, dan worden ze de eerste dagen ondergedompeld in ons bedrijf en de verschillende afdelingen. Over het algemeen houdt dit in dat deze mensen snel een goed beeld van het bedrijf hebben, maar tegelijkertijd ook een overload aan informatie voor hun kiezen krijgen.
Iedere collega die een presentatie geeft heeft een aantal slides in de huisstijl van het bedrijf met daarin de informatie van de betreffende afdeling. Hoe zorg je dan dat je opvalt en dat jouw verhaal blijft hangen in het spervuur van informatie dat de nieuwe medewerkers voor hun kiezen krijgen?
Ik besloot mijn standaard presentatie in de prullenbak te gooien (sunk costs) en mijn presentatie van een half uur te vullen met 7 slides. Elk van de slides bevat slechts één foto, waarbij ik een verhaal vertel. In deze vertalen vertel ik waarom het Product Management bij DAF niet goed was opgezet en waarom Mao Zedong de slechtste Product Manager in de geschiedenis was. Als feedback na de presentatie kreeg ik te horen dat dit als verfrissend werd ervaren. Reken maar dat dit beter is blijven hangen dan mijn eerdere presentatie over de manier waarop wij innovatie binnen ons bedrijf vormgeven.
Wees zuinig met animaties
Laat mensen hun gang gaan met PowerPoint en zelfs je meest middelmatige collega ontpopt zich tot een ware filmregisseur. Animaties zijn niet bedoeld om van je presentatie een stop motion video te maken!
Animaties kunnen enorm functioneel zijn, maar wees alsjeblieft zuinig in het gebruik ervan. Gebruik ook rustige animaties is plaats van op zoek te gaan naar de meest exotische variant die er te vinden is. Niemand zit te wachten op een afbeelding of tekstblok dat drie keer door het beeld draait en vervolgens vergroot en van kleur verandert voordat het met vuurwerk en confetti tot rust komt op de slide.
Er zijn maar 2 redenen om een animatie te gebruiken. De eerste is om informatie stapsgewijs te tonen. Ook als je de 5/5/5 regel toepast, dan kan er nog best wat informatie op je slide staan. Als het publiek je slide leest en er vervolgens over nadenkt, dan luisteren ze op dat moment dus niet naar jouw boodschap. Een animatie kan dan helpen om de informatie op de slide in kleinere brokken te presenteren. Dit punt – dat lezen en luisteren niet gelijktijdig kunnen worden gedaan – is weer een reden om PowerPoint waar mogelijk te vermijden.
De tweede reden om animaties te gebruiken is humor. Zelf gebruik ik nog wel eens een over the top animatie om wat luchtigheid in de presentatie te brengen. Je publiek kan zo even kort ontspannen na een aantal intensievere slides. Juist het toevoegen van humor kan zorgen dat je tot een effectieve PowerPoint presentatie komt.
Als je animaties toevoegt, verifieer de werking daarvan dan altijd in presentatiemodus, zodat je er zeker van bent dat deze correct werken.
Oefen en vraag feedback
Als je een presentatie geeft, dan is dat meestal omdat jij veel weet over het onderwerp. De valkuil daarbij is dat je stappen overslaat die voor jou vanzelfsprekend zijn, maar voor je publiek niet. Dit kan je voorkomen door je verhaal te toetsen bij iemand die ook (het kennisniveau van) je doelgroep kent. Je ziet dan heel snel waar je te grote sprongen in je redenatie maakt en daar moet je vervolgens dus meer aandacht aan besteden tijdens de daadwerkelijke presentatie. Vraag ook zeker feedback op je manier van presenteren, want de vorm is minstens zo belangrijk als de inhoud.
Checklist voor een effectieve PowerPoint
Er komt veel kijken bij het maken van een effectieve PowerPoint presentatie. Je gaat natuurlijk niet bij elke presentatie die je gaat maken dit hele artikel doorlezen, dus ik heb de belangrijkste aandachtspunten hieronder voor je in een overzicht gezet. Toets elke slide aan de boodschap die je wilt overbrengen en haal de componenten weg die daaraan geen bijdrage leveren.
Make sure you have finished speaking before your audience has finished listening
Dorothy Sarnoff
